Разные способы сделать всплывающий список в эксель

Excel – программа, которая используется в самых различных областях. Работа, учёба, досуг, во всех этих сферах используются электронные таблицы. Подготовка отчетности, ведение реестра договоров, списка выступлений, схема вышивки – это всё электронные таблицы. Одним из самых удобных инструментов работы с таблицами является Excel.

создание списка в excelКроме непосредственного построения таблиц и производства расчётов в Эксель можно делать различные выборки и строить списки на основе данных, содержащихся в таблицах, что необходимо при подготовке отчётности или проведении аналитической работы.

Выпадающий список в Excel

Таблица в Эксель состоит из бесконечного множества ячеек. По содержимому ячеек можно провести анализ, либо сделать выборку, настроить внесение необходимых сведений, как в автоматическом, так и в ручном режиме.

всплывающий список в excelДля этого можно пользоваться функцией раскрывающегося или как его ещё называют выпадающего списка. Такая функция удобна тем, что выборка проводится в любом необходимом для пользователя формате, по одному или нескольким заданным параметрам.

одна из возможностейВыпадающий список – содержимое ячейки, в которой может находиться несколько значений. Для того, чтобы сделать выборку по содержимому ячейки, необходимо открыть по появившемуся треугольнику, справа от ячейки и выбрать нужное значение.

выпадающий списокКак создать выпадающий список в Экселе на основе данных из перечня

Сортировка нужных сведений может проводиться как непосредственно в таблице, так и на отдельном листе. Для такой сортировки нужно разместить данные на чистом листе Эксель. Для качественного исполнения поискового запроса желательно создать таблицу, в которую внести искомые данные.

выбор из спискаВ том случае, если искомые данные будут размещены в таблице, то работа с ними упроститься при автоматическом добавлении, либо удалении данных таблицы.

Для создания выпадающего списка выбираем свободную ячейку на том листе, где находится таблица, либо на свободном листе. Нужно выделить ячейку, кликнув по ней «мышкой» и перейти в раздел «Данные».

раскрывающийся список excelВ разделе необходимо выбрать «Проверка данных», а уже в предложенных условиях указать «Список» и диапазон искомых данных, анализ которых необходимо провести.

выбрать из раскрывающегося списка excelТаким образом, в выделенной ячейке сформировался выпадающий список, где содержатся искомые данные.

Как сделать выпадающий список в Excel, используя ручной ввод данных

Помимо работы с табличными данными при формировании выпадающих списков можно работать, используя ручной ввод данных. Построить такую работу несложно. Нужно выбрать ячейку, где будет сформирован выпадающий список, путем выбора на вкладке «Данные» раздела «Работа с данными».

как сделать выборку в excel из спискаВ разделе «Проверка данных» нужно открыть всплывающее окно «Проверка вводимых значений», где указать тип данных – «Список», а в качестве источника данных написать то значение, которое нужно ввести вручную, например, слово.

выбор из списка в excelЕсли есть необходимость указать несколько слов, то они указываются в качестве источника данных и разделяются между собой знаком точки с запятой. Выпадающий список таким образом можно построить и в нескольких ячейках. Схема построения аналогична.

как создать раскрывающийся список в excelПри заполнении таблиц не стоит забывать и об орфографии. Если в слове присутствуют орфографические ошибки, то при построении выпадающего списка по словам, слово с ошибкой не будет выводиться в результате поиска. При поиске по заданному диапазону такой проблемы не возникает.

Как создать раскрывающийся список в Эксель с помощью функции СМЕЩ

применение функцииПомимо стандартных функций Эксель может выполнять строить «умные» таблицы, данные в которых можно перенести, а если точнее, то сместить. Функция СМЕЩ представляет собой ссылку на диапазон ячеек. СМЕЩ — это ссылка: смещение по строкам и смещение по столбцам. Она содержится в разделе «Ссылки и массивы».

создание выпадающего списка в excelСсылка – адрес ячейки, начальная точка от которой происходит отсчёт строк и отсчет столбцов вверх и вниз, вправо и влево. Для использования СМЕЩ важно иметь отправную точку – ячейку, от которой осуществляется смещение по строкам или столбцам.

отправная точкаСмещение по строкам может быть выше или ниже отправной точки, т.е. как положительным, так и иметь так называемое отрицательное значение. Смещение осуществимо на необходимое число ячеек и может быть любым.

функция смещенияПри значении «ноль» смещение не происходит. Смещение может происходить по ширине и высоте одновременно или только ширине и только по высоте. Всё зависит от задачи, стоящей перед пользователем.

расшифровка функцииСМЕЩ поможет пользователю тогда:

  • когда данные в первоисточнике обновляются ежедневно или несколько раз в неделю;
  • необходимо произвести быстрый подсчёт данных за месяц, квартал или другой выборочный период;
  • в новом столбце сделать отсылку на сведения, содержащиеся в соседнем с ним столбце;
  • создать выпадающий список с добавлением данных.

создание выпадающего спискаСовмещение функции СМЕЩ возможно с любыми другими функциями Эксель если к ней применим аргумент «ссылка». Ошибка при использовании СМЕЩ выдается, в случае выхода  смещения по строкам или столбцам за обозначенные границы рабочей области или рабочего листа. Преимущество использования СМЕЩ, что она проводит обновление данных при изменении первоначальных значений в таблице.

Как сделать выпадающий список в Excel  с подстановкой данных (с использованием функции СМЕЩ)

Если есть необходимость создать выпадающий список с подстановкой данных, то для этого можно использовать функцию СМЕЩ. Использование такого функционала оправданно в той ситуации, если в используемые данные вносятся изменения.

создание спискаДанные, как и в ранее рассмотренных примерах желательно преобразовать в табличный вариант. Для удобства работы с таблицей лучше сделать таблицу с заголовками. Теперь необходимо создать выпадающий список, в котором нужно сделать дополнительную сортировку данных.

Для чего выбираем нужную ячейку, выделяем её и с помощью «Проверка вводимых значений», находящегося в разделе «Данные» определяем тип данных в виде списка и в источнике прописываем нужный диапазон.

проверка значенийПосле построения выпадающего списка и дополнительной сортировки применить функцию СМЕЩ. Для чего нужно задать не один, а несколько параметров: начальную точку, от которой проводится отсчёт смещения, положительное либо отрицательное значение смещения по столбцам и строкам.

Определив необходимое смещение от нулевой точки на одну или несколько ячеек, применяем функцию СМЕЩ для чего открывается раздел «Данные» и параметр «Проверка вводимых данных», где в качестве параметра выбирается: список; между. В источнике применяется знак равенства и СМЕЩ.

использование функции смещДля удобства использования СМЕЩ можно на свободном листе или свободном месте рабочего листа прописать формулу, по которой она используется:

  • нулевая точка;
  • смещение от нулевой точки по строкам;
  • смещение от нулевой точки по столбцам;
  • высота;
  • ширина.

функция выпадающего спискаНапротив этих значений, обозначить диапазон, который нужно использовать. Таким образом, это облегчит создание формулы. Например, для создания использовать чистый лист, где поставить курсор на первую свободную ячейку и от неё произвести расчёт.

Как создать выпадающий список в Excel  с автоматической подстановкой данных

Рассмотренные способы имеют один недостаток. В том случае, если происходит изменение сведений, содержащихся в указанном, при создании выпадающего списка, диапазоне, то список нужно формировать снова.

рассматриваемый диапазонКроме рассмотренных способов есть возможность создания выпадающего списка с автоматической подстановкой данных.

Те сведения, которые необходимо проанализировать формируются в виде таблицы. Для этого можно использовать инструменты вкладки «Стиль форматирования». Образовавшуюся таблицу нужно выделить ещё раз.

стиль форматированияВ левом верхнем углу указывается диапазон данных, который нужно переименовать. Переименовать его можно ориентируясь на те параметры, на основании которых формируется выпадающий список. Например: мебель, фрукты, страны. Теперь можно приступить к формированию впадающего списка.

формирование спискаСвободную ячейку нужно выделить, кликнув мышью. На вкладке «Данные» выбрать «Проверка данных». В разделе «Тип данных» также обозначить список в источнике, затем указать знак «равно» и наименование диапазона, который необходим для работы. В данном случае, тот который был переименован.

замена имениПроверить правильность формированного списка можно, добавив либо удалив одно из значений в той таблице, данные, из которых использовались для формирования выпадающего списка. В сформированную таблицу вносить данные можно в неограниченном количестве.

список с изменениямиАвтоматическое обновление данных проводится и в том случае, если строится выпадающий список с использованием функции СМЕЩ.

Комментарии

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
пожалуйста, введите ваше имя здесь