Юридическим лицам часто приходится отправлять по почте большие объемы писем, бандеролей, сопроводительных документов на адрес заказчика. На это уходит много сил и времени. Упаковка отправлений становится рутинной и долгой. Причем неправильно подобранная тара или малейшие неточности при заполнении адресата могут приводить к срыву сроков доставки, снижению репутации организации/ фирмы и даже неприятным правовым последствиям.
Специальные почтовые компании предлагают предпочтовую подготовку корреспонденции с учетом требований «Почты России». Воспользоваться их услугами намного выгоднее, нежели привлекать штатных сотрудников и переживать за возможный негативный сценарий в последующем.
Что такое предпочтовая подготовка
Это процесс подготовки почтового отправления к отправке (подробнее — по ссылке). Включает в себя до-упаковку и маркировку посылки, передачу данных или отгрузку в необходимую службу. Подготовка состоит из нескольких последовательных операций:
- Проверка баз данных для исключения повторяющейся информации, ошибок при заполнении документации, неточностей или устаревших сведений.
- Грамотное оформление бумаг на отправление: заполнение извещений и бланков наложенного платежа, персонализация вложений (при необходимости).
- Подбор специализированной упаковки (короба, пакеты), обертывание хрупких предметов воздушно — пузырчатой пленкой.
- Профессиональная упаковка содержимого стандартных/нестандартных почтовых отправлений (обычно выполняется вручную).
- Устранение неаккуратной или неправильной упаковки, исправление любых формальных/фактических ошибок отправителя.
- Фальцовка и конвертирование отправлений (включая особые и негабаритные).
- Взвешивание бандеролей, писем.
- Нанесение отличительных знаков почтового перевода. Проставление клише об оплате за пересылку.
- Составление документации о проведенном платеже после того, как клиент произведет оплату.
Сотрудники компании предлагают качественный и надежный почтовый сервис для бизнеса. По желанию заказчика они оформят услугу оповещения, чтобы клиент мог отслеживать посылки в формате онлайн с помощью смс, телефонного звонка. Также возможна курьерская доставка на адрес клиента.
Почему выгодно поручить предпочтовую подготовку профессионалам
Обращаясь в почтовую компанию, клиентам гарантируется:
- Скорость доставки. Специалисты не допустят ошибок при заполнении официальных бумаг. Все отправления и не важно, в каком количестве будут доставлены по адресу к указанному сроку, без срывов.
- Экономия средств и времени. Заказчики могут сосредоточиться на бизнесе и сконцентрироваться на решении более важных задач, не отвлекаясь на рутинные дела. Все работы по подготовке и отправлению писем профессионалы почтовой службы возьмут на себя.
- Конфиденциальность. Сведения о почтовых операциях не разглашаются третьим лицам, ни при каких условиях.
- Грамотный подбор упаковки. Специалиста почтовой компании подбирают индивидуальную упаковку для каждого товара с учетом актуальных нормативов. Тара просто обязана соответствовать требованиям почтовых служб. Иначе нарушения могут привести к тому, что отправления не будут обработаны.
- Ответственность. Сотрудники почтовой компании отвечают за возможные конфликтные ситуации с курьерскими или почтовыми службами. Заказчик же избавляет себя от забот, получает некую страховку от негативных правовых последствий.
- Быстрая обратная связь. Клиент получает профессиональные консультации или узнает статус отправления в любое удобное время.
В рамках предпочтовой подготовки профессионалы учитывают нюансы оформления сопроводительной документации, исправляют ошибки, помогают исключить любые неточности доставки писем, посылок, бандеролей, деловой корреспонденции до адресата. Руководителям ООО и бизнесменам уже не приходится тратить силы, время, нервы на задержки писем/посылок в почтовом отделении. Они могут быть уверены в том, что посылка дойдет до нужного адресата в целости и сохранности.
Как вам статья?
