Как работать со сводной таблицей в экселе

В Excel сводные таблицы считаются одним из ведущих инструментов. Благодаря им отслеживаются процессы, анализируются разные показатели и предварительные итоги. К сожалению, не все умеют работать с ними, даже активные пользователи этой программы иногда не знают о таком функционале. Чтобы исправить это, достаточно один раз разобраться в том, как сделать сводную таблицу в Эксель.

Что это такое

Сводные таблицы создавали для упрощения анализа информации. В них заложены алгоритмы, которые упрощают эту задачу и выполняют большинство действий в автоматическом режиме. После создания сводной таблицы в Excel не возникает ограничений на их изменения, поэтому пользователи сразу вносят коррективы, если что-то указали неправильно.

Интересно! Их основное преимущество заключается в том, что всего несколько щелчков мышки позволяют полностью изменить конструкцию или скорректировать оглавление для столбцов и строк.

Сводные таблицы в приложении обычно используют для необработанных данных, например, списка покупок или продаж за определенный период в фирме.

работа в сводной таблице excelДля примера представлена уже готовая таблица с обработанными данными. В ней видно, что Джеймс в январе продал товаров на 30 тыс. долларов. Это число не относится к исходным данным, поскольку оно уже является итогом за месяц. Человеку потребуется как минимум два часа, чтобы упорядочить и отсортировать информацию даже за несколько месяцев работы сотрудников.

Если нужны более глобальные знания по работе с EXCEL, вы найдете их здесь.

В сводных таблицах Excel такой результат получают через несколько минут, если человек предоставит сервису доступ к исходным значениям, как это показано ниже.

сводная таблица из нескольких листов excelСоздание сводной таблицы в Excel

Чтобы отработать свои действия, стоит сразу попробовать составить свой отчет. Для примера возьмем информацию о продаже товаров в разных филиалах фирмы.  В табличке указана сумма, дата реализации, выбранный товар и отдел. Если человек хочет определить величину продаж у каждого подразделения, то для получения результата используют калькулятор или просто составляют таблицу с подходящими формулами.

как обновить данные в сводной таблице excel

Интересно! Преимуществом такого анализа считается то, что здесь исключена ошибка. Человек всегда может неправильно записать число или нажать не тот знак на калькуляторе, а в предусмотренных алгоритмах такое невозможно.

Пошаговая инструкция для создания сводной таблицы:

  1. Вставить в Excel исходные данные, а затем выделить там ячейку А1, чтобы программа поняла, с чем ей придется работать.
  2. Навести мышку на верхнюю строку и кликнуть на вторую вкладку, там нажать на раздел со сводной таблицей.
    сводная таблица из нескольких листов
  3. После этого откроется меню, в котором человеку предложат выбрать основные параметры, диапазон и место для формирования отчета. Поскольку предварительно человек уже поставил курсор в нужную ячейку, диапазон здесь заполнять не придется, программа пропишет его самостоятельно. Если первый этап пропущен, то значения придется указывать вручную. Здесь же ставят галочку, чтобы определить, на каком листе появится отчет: новом или в том же, где находится исходная таблица. После этого нажать подтверждающую кнопку.
    сводная таблица в приложении excel
  4. Откроется новая форма, где приложение предложит сформировать поля из списка или добавить свои. Здесь потребуется выбрать основные параметры и нажать на кнопку для обновления.
    создание сводной таблицы в excel

После указания основных критериев появится сводная таблица в Экселе. На обработку информации у программы уходит всего несколько секунд.

как сделать сводную таблицу в программеТаблица из нескольких листов

При решении этого вопроса возникают трудности, поскольку разработчик убрал возможность для создания одной сводной таблицы из нескольких листов или диапазонов данных. Такая функция была только в Excel 2007 года.

Внимание! После многочисленных жалоб по этому поводу в 2010 году для программы выпустили бесплатную надстройку Power Query. Она устраняет эту проблему, но для решения задачи требуется больше времени и сил.

Работа выполняется в несколько этапов:

  1. Необходимо создать новый файл, позже именно в нем появятся значения сводной таблицы.
  2. Перейти в шестую вкладку на верхней панели, где проходит анализ и сборка данных. Там появится вкладка с бесплатной надстройкой. Потребуется создать запрос (как показано на картинке), чтобы указать там файл с таблицами.
    как можно сделать сводную таблицу в эксель
  3. Откроется окно, где программа предложит выбрать один из листов. Какой именно, значения не имеет. Необходимо нажать на любой файл, а потом нажать на кнопку для его изменения.
    сводные таблицы excel
  4. После этого откроется окно редактора, пользователю придется изменить в его правой части параметры запроса. В Power Query обычно сразу прописываются все шаги, необходимо удалить все, кроме изначального — источника.
    как сделать сводную таблицу
  5. Выбрать листы с данными, где находится информация. Там откроется общий список, поэтому из него стоит выделить только подходящие значения. Легче всего найти их через фильтр, который находится сверху.
    самостоятельное создание сводной таблицы в excel
  6. Убрать все столбцы кроме Data. Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на строчке и нажать на соответствующую кнопку.
    как сделать сводную таблицу в эксель
  7. Щелкнуть на стрелочки в разные стороны, чтобы посмотреть содержимое.
    сводные таблицы в эксель
  8. После этого появится содержимое всех таблиц, на этом этапе необходимо проверить, правильно ли указана информация.
    сводная таблица excel
  9. Поднять первую строку в шапке и использовать ее в качестве заголовка. Эта функция доступна на вкладке с главными настройками. Повторяющиеся значения необходимо убрать через фильтр.
    сводная таблица в экселе, пошаговая инструкция
  10. Для сохранения информации пользователю нужно нажать кнопку для закрытия и загрузки, а в появившемся окне поставить галочку напротив строки для создания подключения. После этого остается только настроить сводную таблицу.
    excel, сводные таблицы
  11. Кликнуть в верхней части программы на вставку и перейти в раздел с таблицами. Там нажать на функцию для использования внешнего источника, дальше выбрать подключение и сформировавшийся отчет. Потом пользователь точно также перетаскивает свободные поля, как при создании новой таблицы.
    сводная таблица в экселе

Обновление данных в таблице

Если человек захочет добавить новую строчку, поменять какое-то значение или даже исправить одну букву, то после правки информация не изменится. Это произойдет только после обновления всей таблицы. Для этого необходимо кликнуть по ней правой кнопкой мыши, а потом нажать на четвертую строчку сверху.

как быстро сделать сводную таблицу в эксельТакже сверху на панели управления есть для этого специальная кнопка. Она находится во вкладке с данными, обозначается зацикленными стрелками.

как самому сделать сводную таблицу в эксельНекоторые пользователи жалуются на то, что для внесения изменений приходится отдельно обновлять сводную. Однако, эта мера стала необходимостью, поскольку такой массив занимает солидную часть оперативной памяти.

Когда человек работает с ячейкой сводной таблицы, он вносит изменения только в кеш, а не сам источник. Благодаря использованию моментального снимка экономятся ресурсы компьютера.

Сводные таблицы не только предоставляют всю информацию в удобном для пользователя виде, но еще и структурируют, фильтруют ее. При этом человек сам определяет уровень группировки, название столбцов и другие параметры. Некоторые также добавляют туда диаграммы и другие элементы управления, которые сделают отчет еще более наглядным. Проделав один раз эту процедуру, ознакомившись с основными фильтрами и областью значений, в следующий раз удастся создать наглядный материал всего через 1–2 минуты.

Комментарии

Пожалуйста, введите ваш комментарий!
пожалуйста, введите ваше имя здесь