Как освоить текстовый редактор Microsoft Word

Наверняка многие сталкивались с программой Word. Эта программа входит в офисный пакет Microsoft Office. На первый взгляд в работе с ней нет ничего сложного. Но это только на первый взгляд. Если просто сидеть и набирать тексты, то конечно. Это как пишущая машинка. Но вот если нужно отредактировать довольно объемный документ – вот тут уже начинаются сложности.

Поскольку большинство пользователей не владеют навыками автоматизации работы в Word, на правку документа уходит огромное количество времени. Так какие же функции помогут облегчить работу с текстами?

Макросы

Макросы – это специальные команды, назначаемые на сочетания тех или иных кнопок клавиатуры. Макросы используются в основном для ускорения работы в программе. К примеру, вам нужно выделить каким-либо цветом фразу в тексте. Если у вас создан макрос на это действие, то вам не придется лезть в меню и искать там выделение. Вы просто выделяете нужную фразу и нажимаете соответствующую комбинацию клавиш.

Создать макрос проще простого. Сначала идем в «Сервис» — «Макрос» — «Начать запись». В открывшемся окне вводим имя макроса и комментарий вроде «Меняет цвет». После этого жмем на кнопку «Начать запись». Указатель мыши меняет свой вид. Теперь выполняем действия, положенные для смены цвета. После этого останавливаем запись и назначаем сочетание клавиш, к примеру «Alt+Z». Все. Макрос готов.

Если научиться создавать и использовать макросы можно существенно повысить продуктивность работы в Word и сэкономить свое время.

Автотекст

В MS Word существует еще одно неплохое средство автоматизации работы. Так называемый Автотекст. Эта функция используется для вставки больших фрагментов текста при редактировании однотипных документов. Согласитесь, что просто вставить кучу букв намного легче, чем каждый раз набирать их на клавиатуре.

 

Как создать автотекст? Набираем нужный нам текст и выделяем его. После этого идем в пункт меню «Сервис» — «Автозамена» и выбираем вкладку «Автотекст». В открывшемся окне вводим имя нового элемента и жмем кнопку «Добавить». Все, новый параметр вставки автотекста добавлен.

Маленькие хитрости Microsoft Office Word

Как и у любой уважающей себя программы в Word имеются свои «маленькие хитрости», способные облегчить работу с текстом.

Например, быстрая вставка даты и времени. Это очень полезная функция. Быстрая вставка осуществляется комбинациями клавиш. Для вставки даты нужно зажать клавиши «Shift+Alt+D». Дата вставится в формате ДД.ММ.ГГ. Для быстрой вставки времени зажмите «Shift+Alt+T».

Быстрая смена регистра. Бывает, что по случайности была зажата клавиша Caps Lock. Очень неинтересно потом переписывать весь текст. Но ничего. Специально для этого была придумана комбинация клавиш для быстрой смены регистра. Вам нужно всего лишь выделить неправильный фрагмент текста и зажать «Shift+F3». Это вернет текст в норму.

Повтор предыдущей команды. Очень полезная функция если вам приходится часто выполнять одно и то же действие. Достаточно нажать F4 и Word повторит последнее действие, но уже для нового фрагмента текста.

Постановка ударения. Иногда необходимо поставить ударение в слове. Обычно для этого нужно выполнять кучу ненужных действий. Однако если поставить курсор перед той частью слова, на которой нужно обозначить ударение и зажать комбинацию клавиш «Alt+769» то можно справиться гораздо быстрее. Цифры нужно зажимать строго на цифровой клавиатуре.

Заключение

Все эти небольшие хитрости помогут автоматизировать работу в MS Word и сэкономить ваше время. Более подробную информацию о функциях Word можно найти в сети.

 

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Пожалуйста, введите свой комментарий!
Пожалуйста, введите свое имя здесь